2017年2月6日、ご契約のお客様より2017年3月利用料の請求書に、別のお客様の封筒がホチキスで留められた状態で届いた、とご連絡をいただきました。
弊社では、請求書を一通ずつ封入し糊付けして発送しており、封筒をホチキスで留めることはありません。
これに対し、弊社から、連絡をいただいたお客様に、誤って届いた請求書の破棄をお願いしました。また、誤配された請求書については正しい宛先に再送致しました。
請求書の配達を行った日本郵便に対しては、メールで現状を通知し、また集荷を担当した郵便局に対しては対面で事実を通知し、日本郵便による配達の過程で行われたことなのかどうか調査するよう依頼致しました。現在、当該郵便局の調査回答待ちです。
誤配の被害に遭われたお客様に対しましては、ご迷惑をおかけしたこと心よりお詫び申し上げます。
また、誤配を弊社までご連絡下さったお客様に対しましては、感謝申し上げます。
ご不安を与えるような問題が発生したことにつきまして、全てのお客様にお詫び申し上げます。
弊社では、請求書の発送業務においては一層の注意を払うよう心掛けておりますが、万が一不備がございましたらコールセンターまでご連絡ください。
フリーダイヤル 0120-36-7136
受付時間 平日9:30～12:00 13:00～18:00 (土日・祝日は休業）
3月2日追記
新たに発覚した誤配・不達のご報告
上記誤配に加えて、2017年2月15日に、１件の誤配と1件の不達が発覚いたしました。
これを受けて弊社では、経理部門、発送準備部門、および郵便局の受領通数の記録をすべて見直しました。
その結果、経理の請求書発行記録、封筒の封入記録、郵便局の受領通数のすべてが一致しておりました。これにより、この度の2017年3月利用料の請求書の誤配・不達は、すべて郵便局に発送をお願いした後の工程で発生したと裏付けました。
この度新たに発覚した誤配分は、誤配先のお客様にご協力いただき、弊社手元に回収致しました。また誤配・不達の請求書を改めて正しい宛先に発送いたしました。
3月2日追記
先に発覚した誤配に対する日本郵便の回答
弊社から日本郵便に対して状況を説明し、調査と是正措置をお願いしました。
日本郵便株式会社 お客様サービス相談センター長からの回答は以下の通りでした。
回答１
平素より郵便局をご利用いただきありがとうございます。
この度は、郵便物の配達に際しまして、ご迷惑をおかけいたしましたことを、謹んでお詫び申し上げます。
お申し出につきまして、伊勢神社郵便局へ申し伝えさせていただきましたところ、同局へ直接ご連絡いただき、本件について対応させていただいた旨の報告がございました。
メールをいただいておりながら、当センターでの確認に時間を要し、郵便局からの対応後の返信となりましたことを重ねてお詫び申し上げるとともに、ご指摘事項を真摯に受け止め、弊社一同、一層の注意喚起に努めてまいる所存でございますので何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
この度は、当センターへご連絡いただき、誠にありがとうございました。
今後とも、郵便サービスをよろしくお願い申し上げます。
しかし、弊社手元の記録では伊勢神社郵便局の処理には誤りがないものとみられ、配送の過程のどこかで誤りが起きている可能性が非常に高いため、伊勢神社郵便局長ではなく本社の配送を統括する部署に適正な対応をしていただきたい旨を郵便局長にお伝えしました。
その後、以下の回答が日本郵便株式会社 お客様サービス相談センター長より送られて参りました。
回答２
平素より郵便局をご利用いただきありがとうございます。
この度は、郵便物等の送達につきまして、ご迷惑をおかけいたしましたことを、改めてお詫び申し上げます。
また、先般の当センターからの回答につきまして、不十分な内容となりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
この度のお申し出につきましては、改めて関係各局へ確認させていただきましたが、大変恐縮ながら、原因の特定には至りませんでした。しかしながら、この度のご指摘を踏まえ、弊社一同基本業務を徹底し、今後同様のことの無きよう、正確な業務に尽力して参りますので、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
この度は弊社にご指摘いただきましたことに心より御礼申し上げます。
お客様へより良くご利用いただけますよう努めて参りますので、
今後とも、郵便局をご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
本件の直接の被害にあわれたお客様におかれましては、大変なご心配とご不便をおかけし申し訳ございません。また、弊社に通報いただくだけでなく、調査に必要な情報収集にも好意的にご協力いただき感謝申し上げます。
お気付きの点がございましたら、サロンズコールセンターまでご連絡くださいますよう、重ねてお願い申し上げます。
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